Pentingnya Validitas Analisis Jabatan

Pegawai Negeri Sipil (PNS) merupakan pelayan publik yang memberikan pelayanan kepada  masyarakat. PNS dituntut untuk bekerja secara professional, jujur dan melayani masyarakat dengan baik. Dengan telah dikeluarkannya Undang-Undang Aparatur Sipil Negara Nomor 5 Tahun 2014, semakin menuntut kita untuk bekerja secara profesional dan selalu meningkatkan kompetensi. Dalam pengertiannya, PNS adalah setiap Warga Negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku ( Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974). Pegawai Negeri Sipil  diangkat dalam pangkat dan jabatan. Hal ini berarti bahwa PNS telah memiliki jabatan yang jelas, sehingga memudahkan untuk pelaksanaan tugasnya. Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan organisasi.
 
Untuk dapat menjalankan jabatan secara profesional dan menghasilkan kinerja yang optimal, salah satu cara yang dapat digunakan untuk mendeskripsikan jabatan adalah melalui Analisis Jabatan. Analisis Jabatan adalah proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan. Melalui Analisis Jabatan inilah akan diperoleh informasi jabatan yang nantinya akan menjadi panduan dalam melaksanakan uraian tugas jabatan dan sejauh mana syarat jabatan sudah dipenuhi oleh pemangku jabatan. Dalam pelaksanaan Analisis Jabatan, tidak terlepas dari tugas pokok dan fungsi organisasi yang tercakup dalam struktur dan visi misi organisasi. Struktur organisasi inilah yang akan diuraikan tugas pokok dan fungsinya menjadi jabatan-jabatan yang akan dirumuskan yang menjadi perpanjangan tangan untuk pencapaian tugas pokok dan fungsi organisasi.
 
Analisis Jabatan  akan menghasilkan informasi mengenai jabatan berupa uraian jabatan dan syarat jabatan. Pertama, dalam uraian jabatan akan menggambarkan posisi jabatan didalam struktur organisasi. Tugas jabatan diuraikan dengan jelas disertai dengan tahapan dari masing-masing uraian tugas. Dari uraian tugas inilah, ditentukan bahan kerja dan perangkat/alat kerja yang akan digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas  yang kemudian akan memberikan hasil kerja. Dari uraian jabatan ini juga ditentukan wewenang dan tanggung jawab dari jabatan tersebut, yang merupakan hak pemegang jabatan dalam mengambil keputusan terkait dengan jabatan dan tanggung jawab yang melekat pada jabatan tersebut. Korelasi dengan jabatan lain dari jabatan yang dianalisis harus dijelaskan, sehingga pemangku jabatan mengetahui dengan pihak mana saja pemangku jabatan akan berhubungan dalam konteks pelaksanaan tugas. Kondisi lingkungan kerja juga menjelaskan dimana lingkungan kerja adalah keadaan tempat bekerja yang merupakan konsekuensi keberadaan pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas jabatan. Kemudian juga dilaksanakan analisis mengenai keadaan resiko bahaya, yaitu apakah ada kemungkinan bahaya yang akan dihadapi oleh pemegang jabatan terkait dengan pelaksanaan tugasnya, seperti lingkungan pekerjaan, penanganan bahan, proses yang dilakukan, penggunaan perangkat kerja, hubungan jabatan dan penangan produk yang diberikan.
 
Kedua, analisis jabatan akan menghasilkan informasi jabatan berupa syarat jabatan. Syarat jabatan adalah hal yang harus dipenuhi pada saat PNS menduduki suatu jabatan baik itu jabatan struktural maupun jabatan fungsional. Hal ini dimaksudkan agar SDM dan kompetensi yang dipersyaratkan dalam suatu jabatan dapat terpenuhi, sehingga dalam pelaksanaan tugas jabatan dapat menghasilkan kinerja yang optimal. Adapun syarat jabatan antara lain Pangkat dan Golongan Ruang, Pendidikan, Kursus/Diklat, Pengalaman Kerja, Pengetahuan Kerja, Keterampilan Kerja, Bakat Kerja, Temperamen Kerja, Minat Kerja, Upaya Fisik, Kondisi fisik dan fungsi pekerja. Contoh, untuk menduduki jabatan sebagai operator komputer, PNS harus minimal memiliki Pangkat/Golongan Ruang II b, kemudian pendidikan minimal SLTA, tidak dipersyaratkan diklat penjenjangan, pernah mengikuti kursus komputer, memiliki pengalaman 1 (satu) tahun di bidang pengetikan, memiliki pengetahuan tentang program-program komputer, memiliki keterampilan mengetik, keterampilan mencetak file dan seterusnya sampai dengan fungsi pekerja. Semua data jabatan yang sudah diolah menjadi informasi jabatan berupa uraian jabatan dan syarat jabatan kemudian dituangkan didalam formulir informasi jabatan.
 
Jika kita melihat dari hasil Analisis Jabatan, banyak manfaat yang bisa diperoleh antara lain digunakan dasar untuk perencanaan pegawai, rekrutmen dan seleksi, perencanaan karier, pengangkatan dalam jabatan, penilaian kinerja, remunerasi dan pengusulan diklat sebagai salah satu pilihan untuk pengembangan kompetensi pegawai. Ini berarti untuk pemangku jabatan baik itu jabatan struktural maupun jabatan fungsional sudah memenuhi syarat yang sudah tercakup dalam hasil analisis jabatan. Pemegang jabatan pun harus meningkatkan kompetensi, tidak hanya sekedar melaksanakan tugas, pokok dan fungsi, tetapi juga menciptakan program-program untuk kepentingan masyarakat sesuai dengan visi dan misi organisasi dan pelayanan kepada publik akan semakin baik. Sehingga anggapan “PNS bekerja santai” tidak ada lagi.
 
Selain itu, dalam perencanaan pegawai juga harus berdasarkan kebutuhan yang tergambar dalam analisis jabatan dan analisis beban kerja. Hal ini juga dijelaskan dalam Undang-Undang Aparatur Sipil Negara Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 56 ayat 1 bahwa setiap instansi pemerintah wajib menyusun jumlah kebutuhan dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja. Dengan dasar analisis jabatan yang valid dan akurat, maka akan memudahkan organisasi apabila di dalam organisasi memerlukan pegawai yang sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan. Oleh karena itu, analisis jabatan tidak boleh dilakukan asal-asalan, karena hal ini akan berdampak pada validitas analisis jabatan itu sendiri. Sehingga pemegang jabatan pun tidak berkompeten dalam melaksanakan tugas jabatannya.
 
Apabila semua organisasi melaksanakan analisis jabatan dengan valid dan akurat, kemudian hasil analisis jabatan ini dimanfaatkan dengan sebaik mungkin mulai dari perencanaan pegawai, penempatan pegawai, perencanaan karier (pertimbangan pelaksanaan mutasi dan promosi sesuai dengan uraian dan syarat jabatan), dan lain sebagainya, maka pencapaian visi dan misi organisasi dalam instansi pemerintah khususnya Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dapat berjalan baik. Dengan dasar analisis jabatan yang valid dan akurat akan menciptakan PNS yang bersumber daya, memiliki kompetensi dan tidak lagi ada kebingungan dalam melaksanakan tugas jabatannya, karena sudah memiliki standar rumusan uraian jabatan. Kemudian, sasaran program percepatan Reformasi Birokrasi berupa  penataan struktur organisasi, penataan jumlah dan distribusi PNS pun akan berjalan baik pula. Penempatan pegawai pun akan sesuai dengan syarat jabatan yang sudah dipersyaratkan. Semoga dengan analisis jabatan yang valid dan akurat ini, akan memaksimalkan kinerja/performance Pegawai Negeri Sipil. Amin…(wh/ah/BKD Babel).
 

Penulis: 
Wuri Handayani, S.Psi
Sumber: 
Dinas Kesejahteraan Sosial Babel