Arsip Pemberkasan Covid-19 Instansi / Lembaga Harus Dikelola Dengan Baik

PANGKALPINANG - Untuk menambah pengetahuan terkait Pengelolaan dan Penyelamatan Arsip Penanganan (PPAP) Covid-19, Rabu (29/7/20), Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Bangka Belitung (DKPUS Babel) Dr. Asyraf Suryadin didampingi Kabid Pengelolaan dan Pelestarian Arsip DKPUS Babel, serta sejumlah arsiparis DKPUS Babel mengikuti workshop PPAP Covid-19 melalui aplikasi zoom meeting.

Kegiatan itu dibuka secara langsung Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI, Sumrahyadi, dan menghadirkan sejumlah pamateri.

Materi pertama "Strategi Penyelamatan Arsip Covid-19 Sebagai Bahan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Memori Kolektif Bangsa" oleh Direktur Kearsipan Pusat, Asmi. Materi Kedua, "Peran Lembaga Kearsipan dalam Pengelolaan dan Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19" oleh Direktur Kearsipan Daerah I, M. Sumitro. 

Materi Ketiga, "Peran Unit Kearsipan Kementerian, Lembaga, BUMN dan BUMD dalam Penyelamatan Arsip Covid-19" oleh Koordinator Yayan Darian. Materi Keempat, "Pengelolaan Arsip Penanganan Covid-19" oleh Koordinator Dwi Norma Ningsih dengan moderator Direktur Kearsipan Wilayah II ANRI, Amika Hasraf.

Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI, Sumrahyadi saat membuka workshop 
mengatakan, kegiatan ini adalah tindak lanjut dari Surat Edaran Menpan RB No.62 tahun 2020, yang intinya ada dua hal, yaitu pengelolaan dan penyelamatan arsip. 

Covid-19 masih berproses, untuk itu, diperlukan pengelolaannya. "Yang kita fokuskan bagaimana pengelolaannya. Pengelolaan itu adalah bukti akuntabilitas, pertanggungjawaban kinerja organisasi dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, serta menjamin ketersediaan arsip untuk generasi yang akan datang terkait penanganan Covid-19," ungkapnya.

Kalau bicara pengelolaan, hal tersebut mengenai pengelolaan arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, sampai dengan penyusutannya.

"Secara umum, pengelolaan arsip Covid-19 ini, sama dengan arsip - arsip yang lain. Kebetulan Covid-19 ini kan menjadi masalah internasional, dan luar biasa. Sehingga menjadi perhatian kita, atau boleh dikatakan prioritas," ungkapnya.

Jadi, arsip tersebur sebelum diselamatkan, ada yang namanya pengelolaan. "Kegiatan apa saja yang kita lakukan selama penanganan Covid-19, itu yang harus dipertanggungjawabkan dan dikelola secara optimal," ujarnya. 

Nanti, akan ada penilaian, mana yang harus dihapus dan mana yang harus dipertimbangkan sebagai arsip statis.

"Kita juga tidak tahu kapan Covid ini akan berakhir. Untuk itu, kalau arsip tercipta, langsung diberkaskan sesuai dengan fungsinya. Mumpung ini (Covid-19) masih jalan. Jangan sampai nanti Covid-19 selesai, arsipnya tidak ada," pungkasnya.

Menurutnya semua kementerian, lembaga, termasuk perguruan tinggi menciptakan arsip Covid. Termasuk kebijakan kuliah jarak jauh secara daring. "Mungkin BUMN juga ada kebijakan-kebijakan selama Covid, itu yang harus dikelola dengan baik," ujarnya.

Workshop ini merupakan langkah awal. Ke depan, akan ada tindak lanjut teknis pemberkasan arsip-arsip berkenaan dengan Covid-19. 

Sumber: 
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Penulis: 
Aliyah
Fotografer: 
Anita
Editor: 
Listya